Mladých ľudí už neláka pracovná doba strávená výlučne v kancelárii medzi štyrmi stenami. Preferujú pozície, ktoré ponúkajú viac flexibility, možnosť riešiť úlohy aj z terénu čo si však vyžaduje určité technické vybavenie zo strany zamestnávateľov. Potrebujú im sprístupniť internú sieť, prácu s dátami a firemnými systémami aj z externého prostredia. Konica Minolta preto v období september až november 2017 vykonala prieskum medzi svojimi zákazníkmi v rámci desiatich európskych krajín, aby zistila nakoľko tieto spoločnosti spĺňajú požiadavky trhu práce.
Prieskum ukázal, že pre mnohých prístup k firemným dátam predstavuje obrovskú výzvu, hlavne, keď spoločnosť využíva väčšie množstvo dokumentových systémov. Obzvlášť náročná sa javí požiadavka poskytnúť široký, bezpečný a prehľadateľný prístup k obsahu. Dôvodom je, že firmy nedisponujú jedným ale viacerými podnikovými systémami s množstvom údajov a dát, čo komplikuje ich sprístupnenie. Respondenti v prieskume uviedli dve najväčšie výzvy pre prácu s informáciami. Prvou je zaistiť široký prístup (41 %) a druhou nájsť spoľahlivé a rýchle možnosti vyhľadávania (34 %). Na druhej strane až 57 % dopytovaných neumožňuje nemá umožnené? vôbec žiadny mobilný prístup do dokumentov a 44 % pripúšťa iba slabé alebo dokonca nijaké možnosti vyhľadávania.
Správa firemných dokumentov
Podľa hodnotenia polovice respondentov, využívanie systémov na správu dokumentov zefektívnilo prácu vo firme aj komunikáciu so zákazníkom. Ako ďalšie výhody uvádzajú (39 %) jednoduchšie zdieľanie know how nielen v tíme ale aj medzi jednotlivými oddeleniami a poskytovane kvalitnejších službieb zákazníkom (35 %). Všetky vymenované benefity je náročné finančne vyčísliť, ale sú kľúčové pre úspešnosť biznisu. Približne len polovica všetkých opýtaných firiem však uviedla, že ešte nemá systém na správu dokumentov. A to aj napriek tomu, že systémy na skenovanie dokumentov a formulárov existujú na trhu už vyše 30 rokov a vo veľkom sa začali využívať už pred 20 rokmi. Dokonca iba 31 % opýtaných firiem ich aj skutočne využíva. Približne 14 % tých, ktorí uviedli, že fungujú bez takýchto systémov (tvoria 5 % z celého prieskumu) pripustili chaos v zdieľaných súboroch či cloudoch a 43 % respondentov sa v rámci zdieľania údajov spolieha na prílohy emailov a osobné úložiská.
Návratnosť investícií
Za motiváciou investovania do nových systémov vo väčšine organizácií stojí vidina návratnosti nákladov. Prieskum naznačuje, že tretina investícií sa firme vráti cca do roka a zvyšné dve tretiny počas nasledujúcich dvoch. 62 % zákazníkov Konica Minolta zapojených v prieskume plánuje finančný vklad do týchto systémov v priebehu nasledujúcich dvoch rokov.
Veľká výzva GDPR
Od 25. mája vstúpi do platnosti nariadenie pod skratkou GDPR. Ide o jedno z najdôležitejších zmien v oblasti regulácie osobných údajov za posledných 20 rokov. Firmy budú musieť zaistiť bezpečné ukladanie dát o občanoch, zákazníkoch či zamestnancoch. Podľa prieskumu sa 28 % organizácií vyjadrilo, že GDPR pre nich predstavuje najväčšiu výzvu, čo sa týka správy dokumentov. 43 % spoločností s menej ako 50 zamestnancami tvrdia, že nemajú dostatok informácií o novom zákonnom ustanovení, preto nevedia, aké zmeny v procesoch a systémoch sa od nich očakávajú. Naproti tomu približne rovnaké percento spomedzi väčších firiem s viac ako 500 zamestnancami sa vyjadrili, že musia prehodnotiť vlastné procesy so zákazníckymi údajmi, sprísniť bezpečnosť a zlepšiť manažment záznamov.
