Začínajúci podnikateľ si pri svojej administratíve často vystačí s excelovou tabuľkou. Čo ale robiť, keď vás je vo firme už 50 a potrebujete spolu mnohé zdieľať, komunikovať, riadiť, či všetko merať? V tomto článku popíšeme, ako sa to robí v digitálnej agentúre Effectix.com.
V digitálnej agentúre je určitý spôsob fungovania. Effectix má viac ako 150 klientov, pre ktorých robí dlhodobé projekty, ktoré sa skladajú z viacerých odborností. Tiež zamestnáva 30 konzultantov, ktorí potrebujú vzájomne zdieľať informácie. A samozrejme obchod, ktorý potrebuje sledovať obchodné prípady. Napokon, je tu manažment, ktorý chce merať, pretože „Kto nemeria, ten neriadi“.
Podmienka na všetky použité nástroje bola, že sa musí použiť cloudové riešenie, aby nebolo treba riešiť servery, aktualizácie a pod.
Riadenie obchodu a sledovanie obchodných prípadov (PIPREDRIVE.COM)
Výborný on-line nástroj na riadenie celého procesu získavania zákazky. Dôvodom, prečo sa preň Effectix rozhodol, je maximálna jednoduchosť na používanie. Žiadny obchodník nemá rád zapisovanie stretnutí, preto sa hľadalo niečo, čo bude jednoduché, prehľadné a moderné.
Riadenie projektov, spolupráca, história komunikácie (BASECAMP.COM)
Opäť, extrémne jednoduchý nástroj. Každý projekt má svoju vlastnú zložku, kde zadávate jednotlivé úlohy kolegom s dátumom plnenia. Je tu priestor na dokumenty, vzájomnú komunikáciu, ukladanie pošty s klientom. Nevýhoda je, že pokiaľ je tých komunikácií nad projektom príliš, začína byť v Basecampe trochu chaos. Ale inak príjemný nástroj.
Sledovanie času nad projektami a meranie výkonu jednotlivých konzultantov (COSTLOCKER.COM)
Nástroj, ktorý agentúre konečne priniesol poriadok do financií. Pokiaľ ste poctiví v zadávaní dát, budete odmenení perfektným prehľadom nad výkonom svojej firmy a jednotlivých ľudí. Uvidíte tu, ktorý projekt je v strate, koľko času ste už na ňom strávili a ako máte vyťažených jednotlivých ľudí. Je to nástroj, ktorý vás môže vrátil do čiernych čísel.
Spoločné, zdieľané úložisko, emaily. (GSUITE.COM by Google)
Táto digitálna agentúra prešla kompletne na riešenie od Google. Platia si ich nástroje, celá firma beží na rozhraní Gmail.com, na zdieľanie súborov naprieč firmou sa používa Google disk. Najväčšia výhoda? Každý vie používať Gmail, čo zrýchľuje prácu.
Meriame, vyhodnocujeme fungovanie firmy (METABASE.COOM)
Open source databázový nástroj na spracovanie štatistík. Tu už bol potrebný mierny zásah programátora, ale vďaka tomu je tu perfektný denný prehľad o fungovaní firmy. Dajú sa nadefinovať akékoľvek výstupy, ktoré ako manažér potrebujete vidieť. Agentúra takto sleduje obrat firmy, neplatičov, priemerné objednávky, výkon obchodníkov…. Skúste, stojí to zato.
Vlastné CRM na zadávanie objednávok a fakturáciu
Toto je posledný kúsok z minulosti, kde nás ešte čaká prechod na nové riešenie. CRM agentúre umožňuje zadávanie objednávok, párovanie platieb, automatické platby.
Toto sú základné nástroje, ktoré Effectixu umožňujú riadiť celú firmu. Výhody? Nepracuje sa v chaose, všetko sa meria a sleduje sa výkon celej firmy. Nevýhody? Veľmi veľa administratívy. Nepodarilo sa zatiaľ nástroje vzájomne prepojiť, preto sa niektoré veci duplikujú, čo nie je správna cesta.
Agentúra tak aktuálne hľadá riešenie, ktoré by dokázalo integrovať všetky jej požiadavky. Práve sa testuje nástroj BITRIX24.EU. Ako to dopadne, to vám popíšeme nabudúce.
Karol Veleba, CEO Effectix.com
