Novela zákona o účtovníctve dáva možnosť skoncovať s papierovými dokladmi. Po novom môžu aj papierové bločky nahradiť ich elektronické verzie. Odborníci v tom vidia príležitosť celkovo zrevidovať a vylepšiť poriadok v dokladoch. Naskenovaný bloček odoslaný emailom veľmi bezpečný nie je. Je vhodné investovať do nástrojov, ktoré zohľadnia potrebu bezpečnej archivácie i možnosť doklady ľahko vyhľadávať.
Príležitosť na jarné upratovanie v dokladoch
Elektronický dokument možno od 1.1.2022 považovať za riadny účtovný a daňový doklad. Zuzana Zajičková, výkonná riaditeľka Solitea Slovensko, túto zmenu víta: „Dnes je problém, napríklad s vyblednutými dokladmi za hotovostné platby. Štandardne sú tieto doklady po niekoľkých mesiacoch nečitateľné. Ak ich budú podnikatelia a ich účtovníci viesť elektronicky, toto sa už stať nemôže. Nehovoriac o tom, že aj dohľadávanie informácií z dokladov sa takto niekoľnásobne zjednoduší.“
Či ste živnostník, jednoosobová s.r.o. alebo väčšia firma, je nutné, aby ste prechod na čisto elektronické doklady správne zmanažovali. Na začiatku treba nastaviť spôsob posielania elektronických dokladov, ako aj systém ich ukladania, na ktorý je ďalej naviazané zálohovanie. V prípade písomného schvaľovania prijatých dokladov, musíte nastaviť schvaľovanie elektronickou formou. Z. Zajičková dopĺňa: „Ak máte ako podnikateľ alebo firma svojich stálych dodávateľov, môžete sa aj s nimi dohodnúť na rýdzo elektronickej forme dokladov. To tiež ušetrí váš čas.“
Aké technické riešenie je na elektronické doklady optimálne? V Čechách pomohol aj štát
Mail je dnes určite najpoužívanejší prostriedok na posielanie dokladov, ale určite nie najbezpečnejším. Z. Zajičková upozorňuje, že veľký problém môže byť aj so samotnou integritou údajov na daňových dokladoch a dodáva: „Napríklad, v Českej republike už niekoľko rokov fungujú dátové schránky, ktorých vývoj financoval štát. Tieto umožňujú nielen elektronickú komunikáciu medzi podnikateľským subjektom a štátnou správou, ale aj medzi podnikateľskými subjektami navzájom.“
Peter Gajdošech, odborník na informačné technológie zo spoločnosti Solitea, zhodne tvrdí, že email na výmenu dokladov to pravé určite nie je: „Email nie je bezpečný spôsob výmeny týchto finančných záležitostí. Vhodnejšie je na tento účel zriadiť cloudové úložisko. Podnikatelia a účtovníci majú na výber z licencovaných, a teda platených priestorov, ale rovnako tak sú na výber aj bezplatné úložiská. Pri bezplatných nástrojoch si ale musíte uvedomiť, že prevádzkovateľ všetky vaše údaje pravidelne necháva čítať svojimi algoritmami a následne vám posielala cielenú reklamu. Z tohto dôvodu odporúčam platený priestor, a to aj malým podnikateľom. Základná verzia, ktorá postačuje, stojí iba pár eur mesačne.“
Buďte smart a svoj systém vyšperkujte
Priestor na výmenu dokladov sa hneď od začiatku dá konfigurovať aj ako priestor na archiváciu. Doklady bude do takéhoto priestoru vkladať podnikateľ, prípadne aj účtovná firma. Dôležité je priestor vhodne usporiadať, aby dlhodobo poskytoval jednoduchý spôsob vkladania dokladov a metadát. Systém budete využívať dlhé roky a mal by obom stranám tiež poskytovať rýchle vyhľadávanie, zoskupovanie, zoraďovanie. „Veľa ľudí oceňuje možnosť, tzv. fulltextového vyhľadávania v obsahu dokumentov. To sa veľmi hodí, ak si nespomínate od koho bol doklad, ani kedy ste ho do systému dávali a pod. Pomocou vyhľadávania na konkrétny tovar alebo službu sa k žiadanej informácii dostanete v priebehu niekoľkých sekúnd,“ dopĺňa P. Gajdošech.
Smart riešenia môžete tiež využiť na tzv. vyťažovanie údajov. „Z elektronického dokladu vie takto naprogramovaný systém priamo prečítať určité informácie a vyplniť ich rovno do ekonomického informačného systému, čím ušetrí čas účtovníčkam,“ vysvetľuje Z. Zajičková.
Výkričník k bezpečnosti
Odborníci sa zhodujú, že do dohodnutého priestoru na výmenu dokladov by mali mať prístup len autentifikované osoby: ako na strane účtovnej spoločnosti alebo interného finančného oddelenia a na strane podnikateľa alebo iných oddelení, pokiaľ ide o väčšiu firmu. Cloudový priestor sám o sebe je dnes veľmi bezpečný, avšak úmerne k zvyšujúcej sa miere citlivosti archivovaných dokladov, si môžu podnikatelia i účtovné firmy nechať odborníkmi konfigurovať aj záložné platformy.
