Bez práce s dokumentmi – v papierovej či digitálnej podobe – sa dnes nezaobíde žiadna organizácia. Dokumentový workflow môže mať niekoľko podôb, od úplneho chaosu až po striktne riadené procesy. A v súvislosti so stále rozsiahlejšou digitalizáciou panuje všeobecné presvedčenie, že v oblasti dokumentov je správnym prístupom využívanie systémov pre správu elektronických dokumentov, tzv. DMS (Document Management System). DMS predstavuje inteligentné centrálne úložisko, zabezpečuje automatizovaný a riadený obeh dokumentov naprieč organizáciou vrátane podpory riadenia verzií, schvaľovacieho procesu, zjednotenie formátov … Samé výhody – lenže je tomu naozaj tak?
Nasadenie DMS so sebou prináša podobné starosti ako akékoľvek iné rozšírenie podnikovej informačnej architektúry. Teda predovšetkým nutnosť podrobnej analýzy súčasného stavu, naplánovanie samotného riešenia a prispôsobenie existujúcich procesov. Dôležitý je aj vplyv ľudského faktora, ktorý veľmi často zahŕňa nechuť prijať nové spôsoby práce, ako aj problémy spôsobené nedostatočným vysvetlením výhod a mnohokrát chýbajúcim školením. Užívatelia musia princípy riadenej dokumentácie pochopiť – a to nejde štýlom „hodenia do vody“, pretože efektívne využitie DMS je z veľkej časti práve o spôsobe práce, nie o ovládaní užívateľského rozhrania.
Zlepenec? To naozaj nie je DMS!
Mnohé firmy pre prácu s dokumentmi nejaké IT prostriedky využívajú, vrátane tých pre zdieľanie súborov, riadenie prístupu a pod. Často ide ale o riešenie, ktoré nemožno v pravom slova zmysle považovať za DMS, ale len za zlepenec niekoľkých rôznorodých a iba čiastočne spolupracujúcich technológií. Zlepenec, ktorý ponúka minimum funkcionality moderných DMS systémov a ktorého správa je spravidla náročná. Chýba pokročilá automatizácia, možnosť zjednotiť formáty a o automatizovanom riadení obehu alebo digitalizácii tradičných dokumentov sa nedá ani hovoriť. Inými slovami, kombinácia Wordu a zdieľaných priečinkov, hoci umiestnených napríklad v cloude, nie je DMS. Pritom obstaranie plnohodnotného DMS systému nemusí byť procesne náročné ani finančne nákladné. Príkladom môže byť DMS eDoCat, ktorý česká spoločnosť Onlio postavila na platforme Alfresco Community Edition, čo prináša zásadnú výhodu v koncovej cene pre zákazníka.
Viacero otázok vyvoláva spôsob prevádzky DMS systémov, najmä vzhľadom na legislatívu. V rámci správy dokumentov je nutné splniť veľa požiadaviek. Od archivácie až po naplnenie požiadaviek nariadenia GDRP, a prístup k ich zaisteniu sa líši práve podľa toho, či je využívaná vlastná infraštruktúra alebo cloudové služby. Pri cloudoch môže byť problém to, že sú zvyčajne prevádzkované v inom štáte, než je územná príslušnosť koncového zákazníka či jeho užívateľov. Fyzické umiestnenie môže mať vplyv pri riešení krajných situácií, ako je spor o určenie zodpovednosti za nedostupnosť, spor o náhradu škody za poškodenie dát či ich odcudzenie. Problémy môžu spôsobiť aj rozdielne pohľady na autorsko-právnu problematiku a dodržiavanie bezpečnostných štandardov. Avšak, nie je cloud ako cloud a významní dodávatelia, vrátane spoločnosti Onlio, ponúkajú službu, ktorá je bezpečná po všetkých stránkach. Technických i legislatívnych.
Keď s tým papierom sa tak dobre pracuje…
Odporcovia DMS systémov a digitalizácie často argumentujú tým, že papier je jednoducho papier, ktorému sa elektronická forma nevyrovná. A treba priznať, že v určitých oblastiach majú pravdu. Napríklad v marketingu, kde sú tlačené výstupy v mnohých situáciách nezastupiteľné. Vo svojej podstate sa ale o žiadny problém či dokonca o napadnutie digitalizačných trendov nejedná – pretrvávajúca obľuba tradičných materiálov je len potvrdením skôr evolučného ako revolučného charakteru DMS systémov.
Navyše, vo chvíli, kedy bude k dispozícii skutočne kvalitný, ohybný a po všetkých stránkach ľahko použiteľný elektronický papier, padnú aj posledné pocitové protiargumenty. Je preto určite lepšie sa na tieto zmeny pripraviť už teraz a používať DMS systémy všade tam, kde je to len trochu možné. U spomínaných marketingových dokumentov napríklad pri ich príprave.
Otázkou nie je, či áno alebo nie pre DMS systémy, a to aj pre ich zdanlivé nevýhody. Tie správne otázky sú kedy (čo najskôr), aký systém (napríklad eDoCat), ako ho implementovať (za pomoci skúseného partnera), kde ho prevádzkovať (na svojej infraštruktúre či v cloude) a hlavne, na aké procesy a očakávania sa zamerať. Na problémy – a to nielen vyššie uvedené – pochopiteľne narazíte, ale zisk je vysoko pravdepodobný a možné prínosy nezanedbateľné.
Pokročilé DMS systémy plne podporujú moderné spôsoby práce, vrátane mobilných. Užívatelia tak môžu ťažiť z výhod digitálneho veku vrátane rýchleho prístupu k požadovanému dokumentu, kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio
