V dnešnej dobe používame viacero služieb a potrebovali by sme medzi nimi prenášať dáta.
To však nebýva až také jednoduché, najmä v prípade kalendárov a úloh, či poznámok. Zväčša bezproblémovo synchronizujeme kontakty či už na Googli, Outlook.com alebo priamo Outlookom v počítači. My sa pozrieme na to, ako synchronizovať najmä kalendáre. Predstavíme aj ďalšie služby a ich možnosti pri synchronizácii dát.
Prínos mať Google kalendár aktualizovateľný aj v Microsoft Outlooku je najmä v tom, že máte jednotné prostredie na svoju prácu. Navyše, ak používate tohto klienta na príjem emailov, je proces zahrnutia Google Kalendára do Outlooku ešte logickejší. Zadarmo sa tak dá v Outlooku prezerať kalendár od Googlu. Stačí vám export dát alebo ešte lepšie jeho unikátna adresa. No nebudete môcť udalosti meniť ani zapisovať nové. Čo znamená, že na androidovom telefóne neuvidíte udalosti v kalendári Outlooku, keďže do tohto kalendára ich môžete pridávať.
Nastavenia Google Kalendár
Export kalendára
Možno vám bude stačiť export kalendára. To môže byť v prípade, že máte narodeninový kalendár vytvorený v Googli cez automatické importy zo sociálnych služieb. Pôjde o jednorazovú udalosť, ktorá poslúži napríklad pri importe štátnych sviatkov. Tie sa za celý rok meniť nebudú, čo je pre tento spôsob ideálne.
Zoznam vašich kalendárov na Googli
Google Kalendár do Outlooku
Tento postup sa bude týkať aj ďalších možností na sprístupnenie kalendára pre iné aplikácie alebo použitie. Na tento účel z neho exportujete dáta v ICS súbore.
V zozname kalendárov sú všetky kalendáre zobraziteľné v aplikácii Google Kalendár. Pri prechode myšou cez riadok s jeho názvom sa vedľa zobrazí šípka. Položka Nastavenie kalendára vás presmeruje na stránku, kde získate ďalšie možnosti. Kliknutím na link Exportovať tento kalendár sa uloží komprimovaný súbor na disk, rozbaľte ho a získate ICS súbor so záznamom vašich udalostí.
Vloženie do Outlooku
Importovanie ICS súboru do Outlooku
Karta domov zobrazí modrý panel, kde bude aj položka Otvoriť a exportovať. Nájdete tu tlačidlo Importovať alebo Exportovať. V zobrazenom okne vyberiete import ICS súboru, a tak si vložíte kalendár priamo do Outlooku.
Súkromná adresa
Pridanie súkromnej adresy do Outlooku vášho kalendára z Googlu
Do poštového klienta Outlook môžete importovať aj kalendár vo forme ICAL odkazu. Rozdiel bude v tom, že sa udalosti budú jednosmerne aktualizovať do Outlooku. Ak teda napríklad cez mobil spravíte nejaké zmeny v Google Kalendári, premietnu sa do Outlooku.
Obojsmerná synchronizácia
Doteraz sme si ukázali možnosť jednostrannej synchronizácie. To pravdepodobne nie je až taká výhoda. Najlepšie by bolo, keby ste mali možnosť spraviť zmeny vo vašom kalendári na Googli a preniesť ho do niektorého z kalendárov v Microsoft Outlook. Na to už potrebujete sofistikovanejšie riešenie. Nainštaluje sa na váš počítač a synchronizáciu budete spúšťať ručne alebo v pravidelných intervaloch. Počas doby, keď nemáte počítač s Outlookom poruke, plánujete do mobilu. Zmeny sa prenášajú okamžite, takže pri zapnutí počítača môžete zmeny ihneď preniesť.
My sme vyskúšali sme dve aplikácie. Prvá je Outlook Google Calendar Sync a máte ju zadarmo. Nachádza sa na webe https://outlookgooglecalendarsync.codeplex.com. Synchronizácia zvykne byť bezproblémová, no nesmiete robiť nijaké zásahy medzi nastaveniami kalendárov. Teda meniť kalendáre, ktoré sa majú synchronizovať alebo nie, potom sa aplikácia nevedela spamätať a vytrvalo odstraňovala niektoré typy udalostí. Našťastie sme ich našli v koši Outlooku a vedeli ich do kalendára vložiť naspäť. Toto riešenie pre nás vo výsledku nebolo pohodlné. Dá sa ale používať. Stačí raz nastaviť, ktoré kalendáre si budú prenášať obsah a až na nejaké výnimky bude všetko fungovať.
gSyncit
Možnosti nastavenia programu gSyncit
Toto je už platené riešenie a kúpili sme ho pre jeho možnosti, no aj preto lebo jeho funkcie nám vo výsledku prinášajú komfort a zlepšenie situácie s manažmentom úloh. Ak pracujete s kalendármi, nechcete alebo nemáte možnosť používať niektoré z Exchange riešení, odporúčame práve gSyncit. Cena je adekvátna. Okrem toho podporuje ďalšie internetové služby, ktorých záznamy bude prenášať do Outlooku. Či už sa bavíme o kontaktoch, úlohách alebo poznámkach.
Aplikácia podporuje viacero účtov, takže nie je problém využiť synchronizáciu Google, Toodledo, Evernote, Dropbox, Simplenote, Nozbe alebo Wunderlist. Pozor na to, že každá aplikácia s dátami pracuje natívne, a tak si do nich zahŕňa vlastné značky. V prípade kalendára od Googlu spoľahlivo prenesiete úlohy, no nie farebné kategórie. No v gSyncit sa dá nastaviť aj to. Jediné, č potrebujete, je venovať čas nastaveniam farieb kategórií v poštovom klientovi a Googli.
Môžete si vybrať aj to, či chcete v rámci Google účtu prenášať aj iné položky než len úlohy z kalendára. Je možné si pri každej službe nastaviť ľubovoľný počet účtov a smerovať ich do viacerých outlookovských kalendárov.
Užitočné sú nastavenia. Napríklad si vyberiete automatickú aktualizáciu údajov do Google Kalendára pri zmene v kalendári v Outlooku. Tiež aj to, či sa má aplikácia pýtať na odstraňovanie záznamov alebo mazať bez povolenia. No a tiež sa nám páčila možnosť exportovať nastavenia programu. Ak meníte počítače alebo potrebujete len zálohu vašich nastavení, toto je ideálny spôsob.
Link: www.fieldstonsoftware.com
Cena: 19,90 USD
Verdikt
Bádali sme dlho, ako prenášať údaje medzi online službami do Outlooku. Nakoniec sme sa rozhodli zaplatiť aplikáciu gSyncit a bol to jeden z najlepších výdavkov do softvéru. Nemôže byť všetko zadarmo a obvykle za tie najlepšie veci sa platí. Ak si neviete rady s obojsmernou synchronizáciou dát medzi Outlookom a inými službami, odporúčame tento program.
Tento článok vyšiel aj v tlačenom októbrovom vydaní TOUCHIT č. 8/2016, preto sa niektoré skutočnosti uvedené v článku, môžu odlišovať oproti aktuálnemu dátumu publikovania.
