Spoločná firemná tlačiareň v sebe skrýva niekoľko bezpečnostných nástrah.
Najčastejším nedostatkom je prístup veľkého množstva ľudí k dôverným informáciám. V tlačiarni sa neraz hromadia papiere, ku ktorým sa nikto nehlási. Môžete tak „natrafiť“ na podpísané zmluvy, cenové kalkulácie, alebo aj výplatné pásky.
„Dokumenty viete jednoducho chrániť pred zneužitím tak, že zabránite prístupu k dôverným informáciám a súčasne ich nedovolíte aj vytlačiť,“ konštatuje Michal Drobný, ECM Business consultant Konica Minolta. Je žiaduce, aby ste mali nástroj, ktorý zoberie každý váš firemný doklad a premení ho do elektronickej podoby, uloží ho na bezpečné úložisko a stanoví, kto vo firme má k tomuto dokladu prístup.
Môžete presne sledovať, čo sa deje s daným dokumentom, či sa ho niekto bez oprávnenia pokúšal otvoriť, alebo nebodaj vytlačiť. Dnes už viete aj obmedziť, koľko čiernobielych a farebných strán môže zamestnanec vytlačiť, zakázať tlačiť emailové prílohy, dokonca vidieť aj prvú stranu všetkých vytlačených dokumentov. Bezpečnosť informácií vo firme tak budete mať dokonale pod palcom.
Tento článok vyšiel aj v tlačenom novembrovom vydaní TOUCHIT č. 9/2016, preto sa niektoré skutočnosti uvedené v článku, môžu odlišovať oproti aktuálnemu dátumu publikovania.
