Žijeme v digitálnom veku a platí to aj v prípade práce s dokumentmi, ktorej sa nevyhne žiadna organizácia.
Čisto bezpapierová kancelária je síce víziou budúcnosti, avšak už dnes množstvo firiem úspešne využíva nejaký DMS systém (Document Management System), ktorý je perfektným základom pre centrálnu správu dokumentov a riadenie ich obehu.
Rovnako ako v iných IT oblastiach, aj v prípade spracovania dokumentov dochádza k neustálemu vývoju, ktorý kopíruje menej či viac moderné trendy. Niektoré majú skôr krátky život a používatelia aj dobre zamýšľané zmeny odmietnu, iné sú naopak dlhodobo úspešné a veľmi rýchlo ich preberajú komerčné i open source produkty.
Od mobilov a lepšieho používateľského rozhrania …
Jedným z hlavných trendov súčasnosti – nielen u DMS – je maximálna snaha o vyváženie súkromných a pracovných životov. V oblasti spracovania dokumentov sa toto úsilie týka okrem iného aj podpory vzdialených prístupov a mobilných technológií. Zjednodušene povedané, používatelia môžu k dokumentom pristupovať doslova odkiaľkoľvek a kedykoľvek, vystačia si len s pripojením na internet a tabletom alebo telefónom. Pokročilé systémy umožňujú aj off-line synchronizáciu dát a na mobilných zariadeniach ponúkajú rovnakú používateľskú skúsenosť, ako v prípade klasických počítačov – iste, má to ešte určité nedostatky, ako napríklad nižšia výkonnosť pri editácii textov, ale smer je jasný a mobilný prístup vyžaduje stále viac používateľov.
Neustály vývoj prebieha aj v prípade používateľského rozhrania. Snahou je nielen maximálne zjednodušenie ovládania, ale aj celkové sprehľadnenie a lepšia vizuálna podoba. Napríklad najnovšia verzia systému eDoCat (2019R1 z jari tohto roku) priniesla úplne od základov prepracované rozhranie vrátane vzdušnejších ovládacích prvkov a intuitívnejších ikon. Systém eDoCat navyše výrazne zjednodušuje prácu s prepojenými a súvisiacimi dokumentmi, a to tak na úrovni vytvárania väzieb pomocou vyťažovania štruktúrovaných dát, ako aj z pohľadu následného spracovania a vyhľadávania. Dokument potom nie je len izolovanou jednotkou, ale môže byť súčasťou celého balíka dokumentov, vzájomne prepojených unikátnym spoločným identifikátorom, napríklad referenčným číslom.
… cez dokonalejšiu spoluprácu …
Systémy DMS sú predovšetkým o riadenom obehu dokumentov a spolupráci. Dlhodobým trendom je zlepšovanie podpory definovaných dokumentových workflow vrátane plnej automatizácie, vďaka ktorej sa užívatelia o jednotlivé kroky vôbec nemusia starať a majú istotu, že vždy pracujú s aktuálne platnou verziou dokumentu podľa svojich konkrétnych rolí a oprávnení.
Zdokonaľujú sa aj možnosti podpory schvaľovacieho procesu, archivácie či automatizovanej komunikácie s ďalšími systémami ako je Centrálny register zmlúv alebo Elektronické dátové schránky. Už spomínaný eDoCat umožňuje nastaviť dokumentový workflow tak, že príjem správy z elektronickej schránky prebieha automaticky vrátane plnej podpory následného spracovania – rovnako, ako keby išlo o akýkoľvek iný dokument.
… a digitalizáciu …
Raz bude spracovanie dokumentov čisto elektronické, dnes je ale nutné pracovať s množstvom dokumentov v papierovej podobe. Aby bolo možné dosiahnuť na všetky výhody DMS, musí byť k dispozícii aj bezproblémová digitalizácia. Všetko pritom začína už na hardwarovej úrovni – dôležitá je kvalita i spoľahlivosť skenerov, podpora dávkového spracovania aj skenovania rôznorodých materiálov a optické rozpoznávanie znakov.
Výskumy prebiehajú tiež v oblasti elektronického papiera – jedným z cieľov je ponúknuť skutočne kvalitný, ohybný a po všetkých stránkach ľahko použiteľný materiál tak, aby padli aj posledné pocitové argumenty pre tradičný papier.
… až po nižšie náklady
Odporcovia DMS často argumentujú vysokými nákladmi na tieto systémy. Môže a nemusí to byť pravda, pretože napríklad systém eDoCat postavila česká spoločnosť Onlio na komunitnej verzii platformy Alfresco Community Edition. Výsledkom nie je len nízka obstarávacia cena, ale aj podstatne menšie celkové náklady na vlastníctvo a vďaka vlastným a unikátnym modulom plne profesionálne riešenie s istotou ďalšieho rozvoja.
Trendom teda je sprístupňovanie riešenia pre správu dokumentov širšiemu okruhu organizácií. Mimochodom, eDoCat je k dispozícii ako v tradičnej on-premise podobe, kedy ho klient prevádzkuje na svojej infraštruktúre a má všetko pod plnou kontrolou, tak aj v režime softvér ako služba (SaaS) umožňujúcom efektívne rozloženie nákladov a prenesenie starostí s prevádzkou na tím špičkových profesionálov.
Autor: Pavel Nykl, obchodný riaditeľ spoločnosti Onlio
