Až 80 percent zamestnancov slovenských firiem potvrdzuje, že majú zavedené pravidlá na prácu s firemnými dokumentmi. Ich dodržiavanie pravidelne kontroluje len 36 percent firiem. IT odborník upozorňuje, že útočníkom na zneužitie či krádež dokumentov stačí len jedna chyba. Prvým krokom k systematickej ochrane firemných dokumentov je ich klasifikácia, čiže roztriedenie do jednotlivých skupín podľa miery citlivosti. Následne na to by sa mal naviazať aj spôsob ich ochrany.
Až 80 percent zamestnancov slovenských firiem, v ktorých sa intenzívne využívajú informačné technológie, potvrdzuje, že majú zavedené pravidlá na prácu s firemnými dokumentmi. V 67 percentách prípadov majú firmy samostatne definované pravidlá aj na prácu s citlivými dokumentmi. Milan Ryšavý, Security Team Leader z technologickej spoločnosti Seyfor radí: „Dokumenty, respektíve informácie v nich, majú pre firmy rôznu cenu. Niektoré sa môžu komunikovať verejne, iné sa musia striktne chrániť. Prvým krokom k systematickej ochrane firemných dokumentov a informácií v nich je ich klasifikácia, čiže roztriedenie do jednotlivých skupín podľa miery citlivosti. Následne na to by sme úmerne k ich citlivosti mali nastaviť aj spôsob ich ochrany, a to bez rozdielu, či ide o elektronickú alebo listinnú formu.“
Aj napriek tomu, že relatívne vysoké percento firiem má nastavené pravidlá na prácu s firemnými dokumentmi, len 36 percent firiem kontroluje ich dodržiavanie na pravidelnej báze. Ďalších 31 percent zamestnancov deklaruje, že sa u nich pravidlá dodržiavajú len občas. Prax to podľa IT odborníka potvrdzuje a dopĺňa, že formálne pravidlá na klasifikáciu a ochranu dokumentov firmy vo väčšine prípadov majú, avšak nie sú správne implementované po technologickej i procesnej stránke. M. Ryšavý tiež upozorňuje: „Aby bol útočník úspešný, stačí len jedna chyba. Je preto veľmi dôležité, aby firma kontrolovala pravidlá práce s dokumentmi naozaj na pravidelnej báze. Navyše, firma sa tiež musí prispôsobovať aktuálnym situáciám, kedy pribúdajú nové typy dokumentov a informácií, ktoré treba chrániť.“
V ére digitalizácie biznisu je trendom online prístup k dokumentom. Nie všetci zamestnanci potvrdili, že je to v praxi tak. Online prístup majú prakticky všetci zamestnanci v 21 percentách prípadov. V niektorých firmách má online prístup len určitá skupina zamestnancov (46 percent) a 34 percent vyslovilo, že online prístup nemá alebo si ho musia najskôr vyžiadať a dostať súhlas. M. Ryšavý k tejto časti prieskumu dodáva: „Vždy je potrebné zohľadniť kontext a potreby každej organizácie individuálne. Iné potreby na online prístup k informáciám bude mať marketingová spoločnosť a iné výrobný podnik. Dnes existuje rad technických nástrojov, ako online prístup k dokumentom vyriešiť efektívne a bezpečne, ako na interné účely, tak aj externé využitie. K zabezpečeniu je potrebné pristúpiť komplexne: od riadenia prístupu k vlastnému úložisku, cez zabezpečenie prenosu z vlastného úložiska až po zabezpečenie na úrovni jednotlivých dokumentov podľa ich citlivosti.“
Poznámka: Uvádzané dáta sú z prieskumu spoločnosti Seyfor, ktorý prebiehal v dňoch 22.4. až 28.4.2023. Autorom prieskumu je agentúra MNFORCE. Prieskum prebiehal na reprezentatívnej vzorke 500 zamestnancov, ktorí v práci využívajú informačné a digitálne technológie.
